Korte antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet bij? Zoek in de kennisbank of dien een ticket in.
Wellcom gebruikt een spraakmodel dat is afgestemd op gesprekken in de zorg, met medische termen. Toch is spraakherkenning nooit foutloos. Lees je verslag daarom altijd na voordat je het in je EPD zet: jij blijft verantwoordelijk voor wat er in het dossier komt.
Mist de transcriptie vaak woorden of stukken? Meestal ligt het aan de microfoon of de afstand tot de spreker. Lees De transcriptie klopt niet of mist stukken.
Ja, je praat gewoon zoals je gewend bent. Het resultaat is het best als je rustig en duidelijk spreekt en de microfoon goed staat. Zie je toch fouten in de tekst, dan verbeter je die zelf met Transcript bewerken.
Wellcom leert niet van jouw gesprekken: we gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen.
Ja, met templates. Een template bepaalt hoe je verslag eruitziet: welke onderdelen erin komen en wat er per onderdeel in moet. Er zijn templates voor verschillende beroepen, zoals SOEP voor de huisarts, een intake voor de ggz en verslagen voor de bedrijfsarts. Bekijk de beschikbare templates.
Past geen enkele template bij je werk? Dan maak je in Template Studio je eigen template. Lees Een eigen template maken.
Direct. De tekst verschijnt op je scherm terwijl je praat, dus je ziet meteen wat Wellcom opschrijft. Zo houd je zelf zicht op wat er gebeurt, ook met het oog op de transparantie die de AI Act vraagt.
Het verslag maak je na het gesprek, met Naar verslag.
Ja. Dat kan in ScribeChat, in TaskFlow en in WellcomChat. Je kiest een bestand in mp3, wav, m4a, ogg of flac, tot 400 MB per bestand.
Wellcom schrijft de opname uit. Het audiobestand zelf wordt daarna verwijderd.
Ja. Wellcom zet zelf leestekens en hoofdletters in de tekst. Het verslag dat je daarna maakt, krijgt de opbouw van de template die je kiest, met de onderdelen van die template.
Lees de hele uitleg in Van gesprek naar verslag.
Ja. Het transcript pas je aan met Transcript bewerken. In het verslag pas je elk onderdeel zelf aan met Bewerken, of je laat Wellcom een onderdeel herschrijven met AI Bewerken. Met Verfijn verslaglegging pas je het hele verslag in één keer aan.
Lees je verslag altijd na voordat je het kopieert of in je EPD zet.
Zet je verslag altijd in je EPD: daar hoort het thuis en daar bewaart je organisatie het.
In Wellcom zelf vind je een eerder gesprek alleen terug als Gesprekgeschiedenis aanstaat in je instellingen. Wellcom bewaart dan je laatste 25 gesprekken, elk maximaal 14 dagen. Zet je die instelling uit, dan worden je opgeslagen gesprekken meteen en voorgoed verwijderd. Lees Een eerder gesprek terugvinden.
In WellcomChat wordt niets bewaard. Kopieer of download een antwoord dat je wilt houden.
Wellcom werkt op twee manieren met je EPD:
Op EPD-koppelingen zie je per EPD hoe het werkt. Staat jouw EPD er niet tussen? Lees Een koppeling met je EPD aanvragen.
Pas als jij dat doet. Je leest het verslag eerst na. Daarna hangt het af van je EPD:
Lees ook Je verslag in je EPD zetten.
Bij een directe koppeling start je Wellcom vanuit je EPD, bijvoorbeeld bij de afspraak of het contact. De juiste patiënt of cliënt staat dan meteen klaar, zodat het verslag op de goede plek terechtkomt.
Wellcom Connect leest niets uit je EPD. De extensie vult alleen in wat je zelf in Wellcom hebt gemaakt, en bestaande tekst in je EPD wordt niet overschreven. Alleen als je zelf op Deze pagina vastleggen klikt, stuurt Wellcom Connect een pagina van je EPD naar Wellcom. Dat doe je alleen als we je daarom vragen voor een nieuwe koppeling. Zie Een koppeling met je EPD aanvragen.
Wellcom Connect is een extensie voor Google Chrome en Microsoft Edge.
Lees de stappen in Wellcom Connect installeren in Chrome of Edge. Meer uitleg vind je bij Wellcom Connect.
Wellcom Connect werkt in Google Chrome en Microsoft Edge. In beide browsers installeer je de extensie uit de Chrome Web Store.
Wellcom luistert mee om je gesprek om te zetten in tekst. De audio-opname zelf wordt niet opgeslagen.
Het transcript en het verslag bewaart Wellcom alleen als Gesprekgeschiedenis aanstaat in je instellingen. Dan zijn het je laatste 25 gesprekken, elk maximaal 14 dagen, zodat je een recent gesprek terug kunt vinden. Staat die instelling uit, dan bewaart Wellcom je gesprekken niet. Zet je verslag daarom altijd in je EPD.
Lees meer in Wat er met je gesprek gebeurt.
Nee. Gesprekken, verslagen en andere gegevens die via Wellcom worden verwerkt, gebruiken we niet om AI-modellen te trainen. We gebruiken ze alleen om jouw verslag te maken, en we delen ze niet met anderen om modellen te trainen.
Dat hoeft niet. Spraakgestuurd rapporteren valt binnen de behandelovereenkomst tussen zorgverlener en zorgvrager, en heeft daarmee een wettelijke grondslag onder de WGBO. Expliciete toestemming is daarom niet nodig. Het verslag wordt opgeslagen in het dossier, door jouw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Veel zorgverleners vertellen het overigens gewoon even, dat schept vertrouwen.
Wil je toch altijd om toestemming vragen? Zet dan Patiënttoestemming aan bij , onder Chats. Wellcom vraagt dan voor elk gesprek eerst om toestemming. Werk je in de ggz of als bedrijfsarts, dan heet de instelling naar je beroep, bijvoorbeeld Cliënttoestemming.
Wellcom is gecertificeerd voor ISO 27001:2022 en NEN 7510:2024, de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Beide certificeringen zijn getoetst door een onafhankelijke instelling onder accreditatie van de Raad voor Accreditatie (RvA). Alle verwerking van persoonsgegevens gebeurt volgens de AVG.
Wil je de certificaten zien, of heeft je functionaris gegevensbescherming vragen? Mail naar support@wellcom-health.nl.
Wellcom is ingericht op de eisen van de AI Act rond transparantie, risicobeheer en betrouwbaarheid. Zo zie je de tekst verschijnen terwijl je spreekt, en beoordeel je altijd zelf het verslag voordat het in het dossier komt.
Nee. Wellcom heeft alleen een administratief en ondersteunend doel: we analyseren of diagnosticeren niet en verrichten geen medische handelingen die als medisch hulpmiddel gelden. Daarmee valt Wellcom buiten de Medical Device Regulation.
De audio-opname wordt niet opgeslagen. Je transcript en verslag bewaart Wellcom alleen als Gesprekgeschiedenis aanstaat, en dan tijdelijk: je laatste 25 gesprekken, elk maximaal 14 dagen. De plek waar je verslag blijvend hoort, is het dossier in je EPD.
Wil je precies weten waar gegevens worden verwerkt? Dat staat in de verwerkersovereenkomst en het beveiligingsbeleid. Die vraag je op via support@wellcom-health.nl.
Je gesprek gaat via een versleutelde verbinding naar Wellcom en wordt daar omgezet in tekst. De audio-opname zelf bewaren we niet.
Wellcom is gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510: een onafhankelijke auditor heeft getoetst hoe we gegevens beveiligen, van toegangsbeheer tot incidentafhandeling. Daarnaast laten we de applicatie onafhankelijk testen met een penetratietest.
Je account beveilig je zelf extra met tweestapsverificatie.
Nee. Je gesprekken en verslagen zijn standaard alleen voor jou zichtbaar, ook als je met collega's in dezelfde organisatie werkt.
Een beheerder van je organisatie ziet in Mijn Organisatie wel cijfers over het gebruik, zoals hoeveel gesprekken en verslagen iemand heeft gemaakt.
Nee. Patiëntgegevens zijn op geen enkel moment toegankelijk voor medewerkers van Wellcom of voor derden.
Je gesprekken en verslagen zijn standaard alleen voor jou zichtbaar. Lees meer in Wat er met je gesprek gebeurt. Heeft je functionaris gegevensbescherming vragen? Lees Documenten voor je FG en informatiebeveiliger.
Ben je beheerder van je organisatie? Dan regel je dat in Mijn Organisatie in het menu van het portaal.
Je collega's loggen in met hun e-mailadres en wachtwoord, of met Login met Microsoft of Login met Google. Lees Medewerkers toevoegen en verwijderen.
Er zijn twee rollen: medewerker en beheerder.
Je kiest de rol als je iemand uitnodigt onder Medewerkers. Een medewerker maak je later beheerder met Maak beheerder.
Werk je in Safari met oortjes of een koptelefoon? Dan kan Safari het geluid van de andere spreker niet opnemen. Gebruik dan je luidspreker, of stap over op Chrome of Edge.
Nee. Wellcom werkt alleen met een internetverbinding, omdat je gesprek online wordt omgezet in tekst.
Valt je verbinding weg tijdens een gesprek? Lees De verbinding valt weg tijdens een gesprek.
In de spreekkamer raden we een tafelmicrofoon met ruisonderdrukking aan, zoals de Beyerdynamic Space. Die vangt het hele gesprek op, ook als je patiënt aan de andere kant van het bureau zit.
Wil je Wellcom eerst proberen? Dan volstaat de microfoon van je laptop of headset. Lees Je microfoon kiezen en testen.
Je gebruikt Wellcom in de browser, ook op je telefoon. Log in op portaal.wellcom.nl, dan zie je het portaal in een versie voor een klein scherm, met het menu achter de menuknop.
De handleiding voor Wellcom op je telefoon schrijven we nog.
Maak een ticket via het ticketformulier. Je kiest daar zelf hoe dringend je vraag is.
Werkt Wellcom niet voor je organisatie of voor meerdere collega's, of vermoed je een datalek? Kies dan de urgentie Kritiek. Het supportteam krijgt daar direct een melding van.
Je kunt ook mailen naar support@wellcom-health.nl.
Zet geen patiëntgegevens in je ticket of in een bijlage. Gebruik als het nodig is een intern nummer.
Ja, op een paar manieren:
Wil je begeleiding voor je team? Mail naar info@wellcom-health.nl.
Ja. We brengen regelmatig updates uit met nieuwe functies, verbeteringen en beveiligingsupdates. Wat er veranderd is, lees je op Wat is er nieuw.
Is er een storing of gepland onderhoud, dan zie je dat op de statuspagina.
Voor organisaties
Werkt je EPD met Wellcom Connect, dan kun je meteen aan de slag: je installeert de extensie en kiest je EPD in de extensie. Daar is geen implementatietraject voor nodig.
Een directe koppeling vraagt meer voorbereiding. Hoe lang dat duurt, hangt af van je EPD en je organisatie. We begeleiden je door dat traject. Wil je een koppeling aanvragen? Lees Een koppeling met je EPD aanvragen of mail naar info@wellcom-health.nl.
Als beheerder richt je Wellcom in via Mijn Organisatie:
Wil je hulp bij de uitrol? Mail naar info@wellcom-health.nl.
Dat hangt af van je abonnement en de afspraken met je organisatie. Bespreek je wensen met ons via info@wellcom-health.nl.
Voor vragen tijdens het gebruik kan iedereen terecht in deze kennisbank en via een ticket.
Er zijn abonnementen voor een enkele zorgverlener en voor organisaties. In een organisatie voegt een beheerder collega's toe in Mijn Organisatie onder Medewerkers. Elke medewerker neemt een plek (seat) in het abonnement in. Zijn alle seats bezet en betaal je via automatische incasso, dan zie je bij het toevoegen wat een extra seat kost.
Welk abonnement bij jouw organisatie past, lees je op de prijzenpagina van wellcom.nl.
De actuele prijzen en abonnementen vind je op de prijzenpagina van wellcom.nl.
Wil je een offerte voor je organisatie? Mail naar info@wellcom-health.nl.
Ja. Met een gratis demo-account probeer je Wellcom 2 weken, met maximaal 15 gesprekken. Maak een account aan via Registreer je nu op de inlogpagina van het portaal.
Ja. Als beheerder bestel je microfoons in Mijn Organisatie onder Microfoon bestellingen. Zie Microfoons bestellen. Wil je weten of er in jullie afspraken met Wellcom microfoons zijn inbegrepen? Mail naar info@wellcom-health.nl.
Dat hangt af van je EPD en van hoe het met Wellcom samenwerkt. Op de prijzenpagina van wellcom.nl lees je wat bij je abonnement hoort.
Moet er voor jouw EPD een koppeling op maat komen? Mail naar info@wellcom-health.nl, dan bespreken we wat er nodig is.
Wil je Wellcom in jullie eigen omgeving laten draaien? Mail naar info@wellcom-health.nl, dan bespreken we de mogelijkheden.
Dien een ticket in. Je krijgt meteen een ticketnummer per mail en we houden je op de hoogte.
Stuur nooit patiëntgegevens mee, ook niet in een screenshot.